Rapat bisa jadi merupakan agenda rutin yang selalu Anda jalankan di kantor untuk membicarakan perkembangan bisnis. Tapi sayangnya tidak sedikit pengusaha yang mendapati rapat yang dijalankannya tidak berjalan dengan efektif. Rapat yang tidak efektif ini memang sesuatu yang merugikan. Sebab ada banyak waktu, tenaga yang terbuang percuma untuk rapat tanpa hasil yang optimal. Maka dari itu Anda yang ingin mendapati rapat yang efektif perlu mengetahui penyebabnya untuk kemudian mencari jalan keluar. Nah, berikut ini adalah beberapa penyebab umum tidak efektifnya rapat.
- Tidak Memperhitungkan Waktu
Pertama, penyebab tidak efektifnya rapat adalah tidak memperhitungkan waktu. Tak jarang memang rapat yang kemudian berjalan tanpa ada ada perhitungan waktu. Dari sini maka rapat pun menjadi tidak teratur seperti ada yang datang terlambat atau juga berakhir dalam waktu yang lama. Ketika hal ini terjadi tentu saja rapat akan berjalan dengan tidak efektif. Pasalnya, rapat yang tidak memperhitungkan waktu biasanya berjalan tanpa fokus dan tak terkontrol. Karena begitu berharganya waktu, seharusnya Anda sebagai pebisnis sejati membuat peraturan penetapan waktu rapat yang harus dipatuhi oleh seluruh peserta rapat. Selain menetapkan waktu dimulainya rapat, Anda juga harus menetapkan waktu berakhirnya rapat. Pastikan semua peserta rapat mematuhi penetapan waktu yang telah ditentukan supaya rapat bisa berjalan dengan efektif.
- Agenda Rapat Tidak Terperinci
Berikutnya, penyebab rapat berjalan tidak efektif adalah agenda yang tidak terperinci. Anda sebagai pemimpin yang akan mengadakan rapat seharusnya memang memiliki agenda yang akan dibicarakan dan dibahas dalam rapat. Dengan adanya agenda rapat maka Anda dan peserta rapat pun akan bisa mendapatkan hasil atau manfaatnya. Tapi sayangnya ada beberapa rapat yang berjalan tanpa agenda. Biasanya hal ini terjadi karena tidak adanya persiapan dari pemimpin untuk rapat yang telah diadakan rutin setiap minggunya. Karena tidak ada agenda maka biasanya rapat akan berjalan tanpa arah. Bila rapat sudah berjalan tanpa arah maka kemungkinan besar rapat tidak akan berjalan efektif karena tidak adanya hasil optimal dari rapat tersebut.
- Peserta Rapat Pasif
Diagendakannya rapat dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan solusi dan kesepakatan bersama. Namun untuk bisa mendapatkan solusi dan kesepakatan bersama dibutuhkan usulan dari para peserta rapat. Nah, bila dalam rapat perserta banyak yang pasif tidak mau memberikan pendapat atau usulan maka akan sangat sulit bagi Anda untuk mendapatkan solusi dan kesepakatan bersama. Dari sinilah para peserta yang pasif ini menjadi salah satu penyebab tidak efektifnya jalannya rapat.
- Mengundang Orang yang Tidak Dibutuhkan
Dalam rapat-rapat khusus yang Anda agendakan sudah seharusnya Anda mengundang orang-orang khusus pula. Dari sini maka pemilihan orang-orang yang akan mengikuti rapat khusus ini sangatlah penting untuk mencapai efektivitas rapat. Bila Anda salah memilih orang yang akan diundang rapat khusus maka rapat yang tidak efektif bisa saja harus didapati. Ini karena mengundang orang yang tidak dibutuhkan dalam rapat akan membuat mereka tidak akan berkontribusi apa-apa pada rapat. Jadi dari pada mengundang orang yang tidak dibutuhkan dalam rapat, lebih baik biarkan saja mereka bekerja menyelesaikan pekerjaannya dimeja kerja.
- Membicarakan Semua Hal
Selanjutnya, penyebab tidak efektifnya rapat adalah membicarakan semua hal pada rapat. Dari agenda rapat, seharusnya Anda bisa berfokus pada tema-tema yang telah diagendakan tersebut saja. Tapi bila Anda kemudian membahas semua hal dalam rapat maka akan banyak waktu yang dibutuhkan. Dan bila banyak waktu yang terbuang banyak maka rapat pun akan menjadi tidak efektif. Selain membuang banyak waktu, membahas semua hal dalam rapat juga membuat hasil rapat tidak maksimal. Sebab untuk mencapai hasil maksimal dibutuhkan pembahasan yang terfokus. Namun dalam rapat memang bisa saja pembicaraan melebar jauh. Tapi karena Anda sudah punya agenda, maka Anda bisa menghentikan pembicaraan yang melenceng tersebut.
Demikianlah beberapa hal yang menyebabkan rapat di kantor menjadi tidak efektif. Karena banyaknya kerugian yang bisa didapatkan dari rapat yang tidak efektif ini maka Anda sebagai pimilik perusahaan harus bisa menghindarinya.
