Bagi pebisnis, email memang bukanlah hal yang bisa dianggap sembarangan. Selain untuk komunikasi dengan para mitra, email dalam bisnis juga sering dijadikan penghubung dengan para customer. Tapi untuk keperluan bisnis, email tidak bisa seenaknya dibuat. Anda sebagai pebisnis harus bisa membuat email yang profesional untuk keperluan bisnis tersebut. Dengan email yang profesional maka bisnis Anda akan terlihat lebih kredibel dan lebih dipercaya publik. Tapi bagaimana caranya untuk membuat dan mengirim email yang profesional? Berikut beberapa trik yang bisa Anda jalankan dalam penulisannya.
- Gunakan Alamat Email yang Profesional
Trik pertama untuk membuat dan mengirim email yang profesional adalah dengan menggunakan alamat email yang juga profesional. Nama alamat email memang akan sangat mempengaruhi kesan profesional sebuah bisnis. Bayangkan bila nama alamat email sebuah bisnis tertulis rotihendrachayangkamu@gmail.com. Nama alay yang tertulis pada email ini jelas tidak mencerminkan bisnis yang profesional. Maka pastikan Anda menggunakan nama bisnis atau diri secara lengkap pada alamat email. Jangan menggunakan nama panggilan atau bahkan nama julukan serta nama alay. Dengan mengunakan nama bisnis atau nama diri yang lengkap maka Anda pun bisa menghadirkan alamat email yang profesional.
- Subjek Harus Sesuai Isi Email
Seteleh punya nama email yang profesional, hal lain yang perlu Anda perhatikan adalah pengisian subject. Subject yang berada di kolom paling atas dari badan email memang memegang peranan penting untuk membut penerima email tertarik membaca. Ini karena subject adalah hal yang pertama kali terlihat saat email diterima. Nah bila Anda menuliskan subject email secara asal-asalan maka bukan tidak mungkin email Anda akan dilupakan penerima. Maka dari itu pastikan Anda menuliskan subject email ini dengan baik. Supaya terlihat profesional maka Anda harus menulis subject email ini sesuai dengan isi email. Tulis juga dengan ringkas tapi tetap menggambarkan keseluruhan isi email.
- Tata Bahasa yang Mudah Dipahami
Berikutnya, trik menulis email yang profesional adalah dengan menggunakan tata bahasa yang mudah dipahami. Pastikan Anda menulis email dengan bahasa resmi, bukan bahasa gaul, agar mudah dipahami. Walaupun target pasar Anda adalah kalangan kaum muda, tapi saat menuliskan email yang merupakan korespondensi resmi, maka usahakan tidak banyak menggunakan bahasa gaul atau bahasa singkatan. Apalagi bila target pasar bisnis Anda adalah kalangan dewasa, maka penggunaan bahasa formal akan menjadi hal yang tak tergantikan untuk menciptakan kesan email profesional.
- Jangan Menulis Memakai Bahasa Inggris Bila Kamu Tak Menguasai Bahasa Inggris Formal
Bila bahasa Inggris Anda setengah-setengah maka hindari saja penggunaan bahasa negeri Elizabeth ini. Sebab bila Anda memaksakan diri menuliskan bahasa Inggris dengan kemampuan Anda yang setengah-setengah, maka hal ini akan membuat blunder. Alih-alih menjadi keren, penggunaan bahasa Inggris yang setengah-setengah akan membuat penerima email jadi ilfeel saat mengetahui kesalahan Anda. Maka dari itu dari pada salah memakai bahasa Inggris hingga membuat email terlihat tidak profesional, lebih baik gunakan saja bahasa Indonesia yang dikuasai.
- Hindari Salah Ketik
Agar email terlihat profesional maka Anda juga harus menghindari penulisan yang salah ketik. Meski banyak orang yang menganggap kesalahan ketik ini adalaah manusiawi, tapi bila Anda seorang pebisnis yang ingin usaha terlihat kredibel, maka kesalahan ketik seharusnya dihindari sebisa mungkin. Ini karena kesalahan ketik akan menjadi perhatian tersendiri bagi penerima email. Penerima email bisa saja akan menganggap bisnis Anda tidak profesional karena kesalahan ketik yang dilakukan. Kesalahan ketik juga bisa mencerminkan Anda tidak serius dalam mengerjakan email.
- Selalu Mulai dan Akhiri dengan Salam
Terakhir, agar email yang Anda kirim menjadi email yang profesional maka Anda harus menerapkan trik salam. Jadi sebelum memulai pembicaraan dalam email pastikan Anda mengawalinya dengan salam. Tidak lupa sebelum menutup pembicaraan dalam email, Anda juga harus mengakhirinya dengan salam. Dengan mengawali dan mengakhiri email dengan salam maka Anda akan dianggap sebagai orang yang profesional. Ini karena ketika Anda memulai dan menutup email dengan salam, maka penerima email akan merasa dihargai dan dihormati.
