Standard Operating Procedure/https://id.depositphotos.com/
Sebuah bisnis yang ingin cepat berkembang sangat penting untuk menghadirkan SOP (Standard Operating Procedure). Dalam perusahaan dengan lalu lalang karyawan yang keluar-masuk, maka SOP akan membuat segalanya tetap berjalan sesuai koridor dengan cepat. Dengan cepatnya karyawan baru untuk beradaptasi dan mengikuti sistem perusahaan melalui SOP, maka bisnis pun akan cepat bergerak dan berkembang.
Apa Itu SOP?
SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur operasi standar, adalah proses terdokumentasi yang dimiliki perusahaan untuk memastikan bahwa sistem bisnis dan proses kerja beserta layanannya dapat tersampaikan dengan konsisten setiap waktu. SOP sendiri akan memuat daftar langkah demi langkah serta prosedur pada siapa pun yang dapat diikuti dengan sedikit pelatihan.
Biasanya SOP ini dihadirkan perusahaan untuk mengurangi waktu pelatihan bagi karyawan baru. Dengan adanya SOP maka karyawan bisa dengan cepat beradaptasi mengikuti cara kerja perusahaan.
Pentingnya SOP
Untuk membuat perusahaan dapat tumbuh dan berkembang dengan cepat, maka SOP ini akan sangat berguna. Nah berikut ini adalah beberapa nilai pentingnya SOP antara lain:
- Memastikan bahwa perusahaan memiliki sistem dan proses kualitas yang terstruktur.
- Mendapatkan karyawan yang berkualitas.
- Mereduksi kesalahan dan kegagalan yang bisa membuat perusahaan dirugikan.
- Menghadirkan budaya perusahaan yang memotivasi setiap individu.
- Membantu mengevaluasi lebih dari apa yang Anda lakukan sekarang.
- Membantu perusahaan untuk memutuskan bagaimana untuk maju dan melangkah.
- Menjaga kesinambungan sistem kerja yang baik dalam perusahaan.
- Mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawan dengan efektif.
- Dapat berfungsi sebagai perlindungan hukum yang penting untuk sebuah perusahaan.
Tips Membuat SOP
Untuk membuat SOP yang baik maka Anda perlu menerapkan beberapa tips berikut:
- Tentukan Orang yang Tepat untuk Menulis SOP
Tips pertama membuat SOP adalah memilih orang yang tepat untuk menulisnya. Membuat dokumen mengenai prosedur kerja yang detail dan menyeluruh memang tidak mudah. maka dari itu diperlukan orang yang memiliki skill menulis yang baik. Bila Anda tidak menemukan orang di internal perusahaan, maka Anda bisa merekrut orang dari luar. Jika kebutuhan hanya untuk satu project SOP saja maka Anda dapat mencari pekerja lepas (freelancer) dengan skill menulis yang baik.
- Buat SOP Model Visual dan Auditori
Tidak hanya membuat SOP dalam bentuk tulisan, tapi Anda juga perlu membuat model SOP lain seperti media visual atau auditorial. Mengapa demikian? Sebab tidak semua karyawan bisa menerima dengan baik apa yang disampaikan lewat dokumen tulisan. Beberapa karyawan dengan kemampuan visual dan auditori juga perlu mendapatkan akses SOP yang sesuai dengan karakteristiknya.
- Tulis SOP untuk Audiens Target Anda
Perlu diketahui bahwa gaya bahasa pada tiap-tiap divisi dalam perusahaan bisa berbeda-beda. Maka dari itu agar SOP ini bisa dipahami dengan baik, usahakan untuk membuat dokumen yang sesuai dengan gaya atau bahasa targetnya. Sebut saja misalnya Anda ingin membuat SOP untuk divisi akuntan, maka jangan samakan dengan divisi produksi yang sangat mungkin berbeda karaketer dan gaya bahasa.
- Uji SOP, Lakukan Penilaian Serta Evaluasi
Terakhir, tips membuat SOP yang baik adalah dengan melakukan uji coba, penilaian serta evaluasi. Setelah SOP dibuat, cobalah untuk melakukan uji coba beberapa hari. Dari uji coba SOP tersebut lakukan penilaian apakah SOP benar-benar efektif hingga menghadirkan tujuan yang ingin dicapai? Bila tidak maka lakukan evaluasi serta perbaikan dengan segera. Catat dibagian mana SOP didapati kesalahan. Saat SOP sudah berjalan lama maka penilaian dan evaluasi juga perlu dilakukan secara berkala agar bisa menyesuaikan diri dengan karakter zaman dan karyawannya.
