tips memimpin meeting/https://matchkerja.com/
Meeting merupakan salah satu agenda yang sering dijalankan perusahaan. Dalam meeting atau rapat sendiri akan dibahas sebuah project atau hal lain yang penting untuk diselesaikan. Karena pentingnya meeting, maka faktor pemimpin juga sangat berpengaruh. Sebab bila meeting dipimpin oleh orang yang tidak tepat, maka tujuan rapat bisa saja gagal. Maka dari itu untuk sukses menjalankan meeting, seorang pemimpin rapat perlu menerapkan beberapa tips berikut ini.
- Menentukan Tujuan Sebelum Mulai
Pertama, tips memimpin meeting dengan sukses adalah menentukan tujuan. Meeting memang harus memiliki tujuan yang jelas. Jadi tentukan apa yang ingin dicapai dalam meeting ini. Untuk menentukan tujuan meeting, kamu bisa menggunakan metode SMART yaitu Specific (spesifik), Measurable (dapat diukur), Attainable (dapat diraih), Relevant (relevan), dan Time-bound (punya batas waktu tertentu).
- Menyusun Agenda
Setelah menetapkan tujuan, kamu perlu menyusun agenda meeting. Meeting yang efektif memang harus dilakukan dengan perencanaan yang baik. Nah untuk membuat perencanaan yang baik, kamu bisa menyusun agenda yang berisi list atau daftar apa-apa saja yang akan dibicarakan dalam rapat. Dengan agenda meeting tersebut, kamu tidak akan melewatkan segala sesuatunya yang memang perlu dibahas atau diselesaikan dalam rapat.
- Buat Action dan Takeaway yang Jelas
Action atau keputusan atau tindakan merupakan sesuatu yang terpenting dalam sebuah meeting. Sebab dengan action, kamu bisa memastikan bahwa rapat tersebut menghasilkan diskusi, ide, dan keputusan yang bermakna.
- Undang Orang yang Tepat
Jika kamu ingin menghasilkan meeting yang efektif, cobalah mengundang orang-orang tertentu saja yang sesuai dengan tema rapat. Dengan memilih orang-orang khusus dan berkepentingan saja ke rapat, nantinya akan diperoleh meeting dengan kontribusi yang maksimal dari anggota rapat. Sebaliknya jika Anda juga mengundang orang-orang tidak penting, maka akan ada hal sia-sia yang bisa didapatkan.
- Sampaikan Agenda dan Tujuan Terlebih Dulu
Ketika memulai meeting, kamu sebagai pemimpin perlu menyampaikan agenda dan tujuan rapat terlebih dulu. Ini dilakukan agar peserta rapat bisa fokus dengan apa yang diberikan dalam rapat nantinya.
- Buat Catatan
Dalam rapat, kamu sebagai pemimpin perlu membawa pena dan buku untuk mencatat. Dengan mencatat hal-hal penting, kamu bisa mengingat apa-apa yang didapat selama rapat dan akhirnya membuat keputusan yang baik.
- Hargai Peserta Rapat
Pendapat dari peserta rapat sangat mungkin muncul dalam beragam versi, termasuk sanggahan setelah kamu mempresentasikan sesuatu. Nah dari sinilah kamu sebagai pemimpin rapat harus bisa menghargai setiap pendapatn yang muncul. Bila rekan kerjamu mampu mendengarkan dan menghargai orang lain, bukan tidak mungkin mereka akan memperlakukanmu dengan lebih positif.
- Tepat Waktu
Cobalah untuk membuat budaya memulai rapat dengan tepat waktu. Selain akan menciptakan efektivitas, meeting yang kamu mulai tepat waktu akan membuat peserta rapat merasa senang karena tidak ada waktu yang banyak terbuang. Dari sini Anda pun sebagai pemimpin akan dihargai oleh karyawan.
- Terbuka Pada Pertanyaan
Dalam memimpin rapat, kamu sebagai pemimpin harus menampung semua aspirasi dan pertanyaan dari peserta. Jangan sampai Anda berat sebelah hanya dengan mendengarkan beberapa orang saja yang dianggap paling penting.
- Hindari Distraksi Gadget
Terakhir, tips memimpin meeting dengan sukses adalah menghindari distraksi gadget. Keberadaan gadget memang akan sangat menganggu jalannya rapat. Dari sini kamu sebagai pemimpin perlu dengan tegas mengatakan demi jalannya rapat yang optimal dan berjalan sesuai waktu yang ditentukan, diharapkan untuk menon-aktifkan gadget selama rapat berjalan.
